sebutkan dan jelaskan tekhnik penyusunan Standar Operasional Prosedur

Teknik Penyusunan SOP

TEKNIS PENYUSUNAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGERTIAN SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

MANFAAT SOP

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam erbagai situasi.
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Kemudahan dan kejelasan.

Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).
PRINSIP PELAKSANAAN SOP

Konsisten.
Komitmen.
Perbaikan berkelanjutan.
Mengikat.
Seluruh unsur memiliki peran penting.
Terdokumentasi dengan balk.
RUANG LINGKUP SOP

SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi yang dilaksanakan oleh unit-unit masing-masing .

FORMAT SOP

1. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkahlangkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

4. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.